Automatisierung des Rechnungseingangs

Mit "Document Automation" optimierten Sie das Verhältnis zwischen Prozesseffizienz und Prozesskosten in Ihrem Unternehmen.

Weniger Handarbeit in Ihrer Buchhaltung

Mit unserer Musterlösung "Invoice Business Automation" werden die manuelle Erfassung und Prüfung von Kreditorenrechnungen automatisiert und die Arbeitsschritte über elektronische Workflows abgebildet. Dadurch können Ihre Buchhaltungskosten bis zu 50% gesenkt werden.

„Invoice Business Automation" ist vollständig in ecm.online eingebunden. Übertragen Sie eingehende Rechnungen einfach per Mail oder Scan in ecm.online. "Invoice Business Automation " erkennt und extrahiert die buchungsrelevanten Daten der Rechnungen. Da die Anbindung an Ihr unternehmensspezifisches ERP-System (z.B. SAP, Oracle, Microsoft Dynamics) möglich ist, kann "Invoice Workflow" die extrahierten Informationen durch das Abgleichen mit den Stamm- und Bewegungsdaten aus dem ERP-System überprüfen und validieren. Ebenso lassen sich Überprüfungen, z.B. die Prüfung der Daten gemäß Umsatzsteuergesetz, im System aktivieren.

Sie können Rechnungen zur Freigabe an verschiedene Personen senden. Über die ecm.online App können diese darauf zugreifen und diverse Arbeitsschritte der Buchhaltung vornehmen.

Vorteile der "Invoice Business Automation"

  • geringerer Aufwand in Buchhaltungsprozessen
  • mehr Transparenz im gesamten Buchhaltungsablauf
  • schnellere und mehr Ergebnisse bei wenigen Klicks
  • kein zusätzlicher Investitionsaufwand in ein eigenes System
  • Anbindung vorhandener lokaler Systeme als Hybrid-Cloud-Lösung
  • mobiler und uneingeschränkter Zugriff auf Ihr System

Briefpost kommt jetzt auch elektronisch an

In Zusammenarbeit mit der Deutschen Post AG bieten wir eine Lösung, mit der die täglich eingehenden Briefsendungen digitalisiert und automatisiert zur weiteren Verarbeitung an ecm.online übergeben werden. E-POSTSCAN ist die ideale Ergänzung zu unserem Modul "Invoice Automation".
Mit E-POSTSCAN wird Ihre Posteingangsbearbeitung einfacher, schneller und kostengünstiger

  • Schnelle Information: Ihre scanbare Briefpost steht Ihnen sofort digital zur Verfügung – egal, ob Sie im Büro oder unterwegs sind.
  • Automatisiert verarbeiten: Um die Bearbeitung der täglichen Briefpost kümmert sich das System vollautomatisch
  • Prozess-Effizienz: Die Eingangspost kann zeitgleich von mehreren Mitarbeitern gesichtet und bearbeitet werden.
  • Kosten sparen: Durch einen effizienten Dokumentenfluss können Sie Ihre Prozesskosten senken.
  • Elektronische Archivierung: Die digitalen Dokumente werden ohne zusätzlichen Aufwand in ecm.online abgelegt und rechtssicher archiviert.
  • Hohe Datensicherheit: Natürlich wird Ihre digitalisierte Post genauso vertraulich bearbeitet und zugestellt, wie Sie es von Ihrer Post gewohnt sind.

Vereinfachen Sie Ihre externe Kommunikation

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Das „Forum elektronische Rechnung Deutschland“ (FeRD) ist die nationale Plattform von Verbänden, Ministerien und Unternehmen zur Förderung der elektronischen Rechnung in Deutschland.

Mit ZUGFeRD wird der Austausch von strukturierten elektronischen Rechnungen in Wirtschaft und Verwaltung vereinfacht. Mit dem einheitlichen Format können Rechnungen zwischen Unternehmen sowie zwischen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung künftig schnell, komfortabel und einfach elektronisch ausgetauscht werden. Mit unserer ecm.online Musterlösung für ZUGFeRD-Rechnungen profitieren sowohl der Rechnungsabsender als auch Rechnungsempfänger durch Einsparungen bei Papier-, Druck-, Versand- und Erfassungskosten.

Wie Sie von ZUGFeRD profitieren

Das Besondere an einer ZUGFeRD-konformen Rechnung:

  • automatisierter Empfang der Rechnungs-PDF
  • alle wichtigen Buchungsinformationen sind bereits im Rechnungs-PDF enthalten
  • automatisierte Verarbeitung und Archivierung der Rechnungs-PDF
  • Fehlerquellen werden eliminiert

Die Kommunikation mithilfe des EU-weit standardisierten XML-Dateiformates verschafft Ihnen in einer sich immer stärker globalisierenden Welt deutliche Vorteile.

Electronic Data Interchange (EDI)

Electronic Data Interchange (EDI) ermöglicht die elektronische Übermittlung strukturierter Daten mittels festgelegter Nachrichtenstandards von einer Computeranwendung in eine andere mit einem Minimum an menschlichen Eingriffen. Wichtige Handelsbelege können so innerhalb weniger Sekunden zwischen den Unternehmen ausgetauscht werden. Mit der ecm.online Musterlösung für EDI/EDIFACT werden diese Daten automatisiert rechtssicher im PDF-Format archiviert und für den Sachbearbeiter lesbar gemacht.

Wie Sie mit ecm.online von EDI-Pakete profitieren

  • automatisierter Empfang der EDI Pakete
  • Umwandlung in ein lesbares PDF
  • automatisierte Verarbeitung und Archivierung der PDF
  • Fehlerquellen werden eliminiert

14 Tage kostenlos testen!

Überzeugen Sie sich in der Praxis von den Vorteilen der Musterlösungen von ecm.online.