Invoice Basic - Rechnungsprüfung, Rechnungsfreigabe und Archivierung
Invoice Basic Pakete und Features
Invoice Basic, Invoice Basic PLUS und Invoice Basic PREMIUM
Mit der ecm.online-Lösung Invoice Basic werden die Erfassung von Rechnungsdaten, die Rechnungsprüfung und Rechnungsfreigabe sowie die Ablage von Rechnungen erheblich vereinfacht. Dadurch können Ihre Buchhaltungskosten nachhaltig gesenkt und die geltenden gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden.
Invoice Basic bietet zudem eine ganzheitlich integrierte Lösung für DATEV Unternehmen Online auf Basis der DATEV Connect Online Schnittstelle.
Für Invoice Basic gibt es die drei verschiedenen Pakete Invoice Basic, Invoice Basic PLUS und Invoice Basic PREMIUM mit unterschiedlichem Funktionsumfang sowie zusätzliche Features. Hier erfahren Sie mehr darüber, welche Funktionen es gibt und ab welchen Paketen diese verfügbar sind.
Sollten Sie Fragen oder Anmerkungen zu den Features oder Interesse an einem der Invoice Basic Pakete haben, sprechen Sie uns bitte an.
Ablage von Dokumenten
Invoice Basic bietet eine automatisierte Ablage von Rechnungen in eine vordefinierte Ordnerstruktur. Es ermöglicht eine GoBD-konforme Archivierung von Rechnungen sowie die Ablage weiterer Dokumententypen wie Angebote, Aufträge und Lieferscheine.
Dokumente können direkt mittels Drag-and-drop-Funktion in dem Bereich Office gespeichert werden. Dokumente werden auf diese Weise automatisch verschlagwortet, sodass sie mit der Suche schnell gefunden werden können.
Erfassung von Rechnungsdaten
Mit dem Rechnungsformular können Eingangsrechnungen umfangreich verschlagwortet werden, sodass nach den verschiedenen Rechnungsdaten gesucht werden kann. Erfasst werden, können beispielsweise Angaben zu dem Lieferanten oder Daten wie Belegdatum, Fälligkeitsdatum, Leistungsdatum, Brutto- und Netto-Betrag, Steuersatz und BU-Schlüssel, Ware/Leistung sowie Sachkonto und Kostenstelle.
Texterkennung
Buchungsrelevante Daten der Rechnung werden mittels einer optional buchbaren Texterkennung automatisch in das Formular eingetragen. Alternativ können die Daten auch einzeln per Klick-OCR (Optical Character Recognition) aus der Rechnung übernommen werden. Zahlenformate von Rechnungsbeträgen werden dabei auf Trennzeichen geprüft und angepasst.
Überprüfungsfunktion
Die Überprüfungsfunktion vereinfacht die korrekte Erfassung von Rechnungsdaten, indem die Formularfelder direkt bei der Eingabe auf die Einhaltung der Formatierungsrichtlinien von DATEV überprüft werden. Bei einer ungültigen Eingabe wird ein Hinweis, welche Eingaben und Zeichen gültig sind, eingeblendet. Das funktioniert zum Beispiel auch bei Eingaben, die mehr Zeichen beinhalten, als erlaubt ist.
Übersicht über bezahlte Rechnungen
Bereits bezahlte Rechnungen können einfach im Feed mit dem Hashtag #bezahlt markiert werden. Auf diese Weise kann leicht erkannt werden, ob eine Rechnung schon bezahlt wurde. Mit Klick auf den Hashtag oder mit der Suche im Feed erhält man zudem eine Übersicht über alle bereits bezahlten Rechnungen. Im ELO können Hashtags außerdem abonniert werden.
Stammdaten Importieren
Um die Rechnungsdatenerfassung zu vereinfachen, können die Stammdaten Ihrer Kreditoren aus DATEV als .csv-Datei ins ELO importiert werden. Die Stammdaten können dann bei der Erfassung von Rechnungsdaten leicht mittels Stichwortliste in das Formular eingefügt werden. Alternativ können die Stammdaten auch im ELO über ein spezielles Formular angelegt oder während der Datenerfassung im Rechnungsformular erfasst werden.
Außerdem können Ihre bestehenden Stammdaten ganz einfach, ähnlich wie in Excel-Tabellen, bearbeitet, gelöscht, erweitert und wieder gespeichert werden. Lesen Sie mehr über die Stammdatenbearbeitung in unserem Help-Center-Artikel.
Invoice Basic PLUS
Rechnungen gemeinsam im Team bearbeiten und freigeben
Manuelle Rechnungsprüfung
Für eine Rechnungsprüfung kann während der Erfassung der Rechnungsdaten eine Person als Prüfer ausgewählt werden. Die Rechnung wird dann an diese Person, vor der Ablage ins Archiv und vor der Weitergabe an DATEV Unternehmen Online, zur Prüfung weitergeleitet.
Während der Prüfung ist es außerdem möglich, im Fall einer Ablehnung der Rechnung, eine Begründung anzugeben, welche dem Korrigierenden als Aufgabe mitgeteilt wird. Dieser kann dann entscheiden, ob die Rechnung ausgesteuert oder erneut freigegeben wird.
Rechnungspositionen
Es gibt ein zusätzliches Formular, mit dem Rechnungspositionen erfasst und zusammen mit der Rechnung an DATEV Unternehmen Online übermittelt werden können. Um die Eingabe der Positionsdaten zu erleichtern, gibt es in dem Formular außerdem eine automatische Steuer-Berechnung und eine Übersicht über den Restbetrag. Weitere Informationen sind in unserem Help-Center-Artikel zu finden.
Weitere Features
Zusätzlich zu den Invoice-Basic-Paketen können weitere Features nach Bedarf dazu gebucht werden.
Rechnungseingangsbuch
Für eine einfache Übersicht aller Rechnungen, die gerade im System sind, haben wir ein Rechnungseingangsbuch entwickelt. Es bietet eine tabellarische, filter- und sortierbare Übersicht aller Belege, inklusive Informationen über Mandaten, Lieferanten, Beträge sowie den Beleg-Status. Das Rechnungseingangsbuch ermöglicht außerdem eine aktuelle Übersicht darüber, welche Rechnungen sich bei welchem Bearbeiter befinden.
Automatisierter Rechnungsimport
Invoice Basic wurde um eine Schnittstelle erweitert, welche den Import von Eingangsrechnungen automatisiert. Die Schnittstelle lädt die Rechnungen unmittelbar aus Ihrem E-Mail-Postfach und startet den Workflow zum Archivieren der Rechnungen.
In unserem Help-Center-Artikel erfahren Sie mehr über diese Schnittstelle.
Ausgangsrechnungen Importieren
Rechnungen im XML-Format und Ausgangsrechnungen im ZUGFeRD-Format 2.0 können mittels WEBDAV ins ELO importiert werden. Die elektronischen Rechnungsformate vereinfachen die korrekte Erfassung der Informationen, durch einen strukturierten Aufbau der Rechnungsdaten.
Im Help-Center können Sie zu dem Import der Formate XML und ZUGFeRD mehr erfahren.