ELOenterprise Funktionen

Scannen | Archivieren | Versionieren | Suchen & Finden | Workflow

ELOenterprise Funktionen im Überblick

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ELO Home - Alles wichtige auf einen Blick

Im Bereich "ELO Home" werden alle Neuigkeiten angezeigt. Dazu zählen Beispielsweise:

  • Erwähnungen im ELO Feed (eine Art Chat den Sie Dokumentenbezogen führen können)
  • Neue Aufgaben (im Rahmen der digitalen ELO Workflow)
  • Neuigkeiten zu abonnierten Dokumenten (so werden Sie z.B. über neue Dokumente-Versionen benarichtigt)

Außerdem springen Sie von hier aus über Smart-Kachel direkt an die richtige Stelle Ihres Archivs

Die ELO Anmeldemaske

Zur Nutzung der ecm-online Cloud Archivs laden Sie zunächst den ELO Java Client herunter (erhältlich für Windows, Mac und Linux).

Nach dem Start öffnet sich die ELO Anmeldemaske bei der Sie sich mit Ihren Zugangsdaten einloggen. Es können bei Bedarf auf mehrere Profile hinterlegt werden. So können Sie auf mehrere getrennte Archive zugreifen.

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Das Archiv - Dokumente struktuiert archivieren

Im Archivbereich finden Sie wie im Windows-Explorer Ihre Dokumente in einer Baum-Struktur. Sie könne hier Dokumente erstellen, kopieren, referenzieren oder löschen (je nach Berechtigungseinstellungen)

Während Sie im Archiv navigieren finden Sie auf der linken Sie jederzeit eine Live-Vorschau des aktuell ausgewählten Dokuments. Es werden alle gängigen Formate nativ unterstützt z.B. PDF, Word, Excel, Powerpoint, TIFF, PNG, JPEG, u.v.m

Dokumente und Metadaten (Verschlagwortung) werden in ausschließlich versioniert gespeichert, Sie können jede Änderung transparant nachvollziehen.

Dokumenten versionieren
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Änderungshistorie
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Gruppenbasierte Berechtigungen

Durch ein Gruppen- und Rollenbasiertes Berechtigungskonzept lassen Sie alle denkbaren und in der Praxis vorkommenden Berechtigungsstrukturen leicht abbilden (inkl. UND-Gruppen)

Berechtigungen können für eine maximale Flexibilität auf allen Ebenen (pro Ordner, pro Dokument) vergeben werden.

Rollenbasierte Berechtigungen erlaubt oder verbieten z.B. grundsätzliches Löschen im Archiv, unabhängig von den Berechtigungen einzelner Ordner oder Dokumente.

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ELO Search - Spezifisch per Feld suchen oder im Volltext, alles ist möglich

Über die intelligente ELO iSearch können Dokumente auch bei umfangreichen Archiven schnell und einfach gefunden werden. Dabei kann auf unterschiedlichste Art gesucht werden:

  • Per Verschlagwortungssuche können Sie nach spezifischen Masken und Feldern suchen, z.B. alle Rechnungen eines Lieferanten der letzten Woche
  • Per Volltextsuche kann über den Volltextinhalt aller Dokumente gesucht werden. Steht z.B. der Ansprechpartner für eine Rechnung auf dieser so finden Sie die Rechnung auch per Name des Ansprechpartners, auch ohne die Daten explizit in der Maske erfasst zu haben
  • Suche nach Datum, Maske, Eintragstyp (z.B. Word, PDF, ...), Abgelegt von, Bearbeiter, Ablagedatum oder Maskenfeldern, alles kann kombiniert werden

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Informationen komfortabel erfassen - HTML-Formulare mit Datenbankanbindung

Im rahmen von Formularbasierten Workflows können per HTML-Formular-Editor einfach Formulare zur Datenerfassung erzeugt werden.

Durch die Anbindung von datenbankbasierten Stichwortlisten wird der Benutzer bei der Datenerfassung unterstützt, Tippfehler verhindert und der gesamte Verschlagwortungs- und Datenerfassungsprozess beschleunigt und vereinfacht.

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Scannen direkt in die virtuelle Postbox

Dokumente können direkt von einem Netzwerkscanne oder lokal angeschlossenen Scanner in die virtuelle Postbox gescannt werden. Von dort kann z.B. Barcode oder durch weiße Trennseiten aufgetrennt und neu geklammert werden, sodass das einzelne Scannen von Dokumenten entfällt.

Per Knopdruck werden Dokument ins Archiv übertragen und so von da an für alle Mitarbeiter zentral verfügbar (sofern die notwendigen Berechtigungen vorhanden sind).

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Prozesse digital abbilden - Einfache Einrichtung ohne Programmierung

Mit dem einfachen ELO Workflow Designer können Sie Ihre Unternehmensprozesse selbst und ohne Programmierung umsetzen indem Sie den Prozess per Drag n Drop als Flowchart erstellen und die Knoten miteinander verbinden.

Mithilfe der integrierten Vertreterregelungen und Eskalationsmechanismen bleiben wichtige Aufgaben weder unbearbeitet liegen (z.B. weil ein Kollege Krank oder im Urlaub ist) noch werden Fristen verpasst, da der Workflow nach einer Zeitüberschreitung zum Vorgesetzten weitergeleitet wird.

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