ELOenterprise Funktionen

Scannen | Archivieren | Versionieren | Suchen & Finden | Workflow

ELOenterprise Funktionen im Überblick

Anmeldung

Mein ELO - Alles wichtige auf einen Blick

Im Bereich "Mein ELO" werden alle Neuigkeiten angezeigt. Dazu zählen beispielsweise:

  • Erwähnungen im ELO Feed (ein dokumentenbezogener Dialog in Echtzeit)
  • Neue Aufgaben (im Rahmen der digitalen ELO Workflows)
  • Neuigkeiten zu abonnierten Dokumenten (so werden Sie z.B. über neue Dokumente-Versionen benachrichtigt)

Außerdem können Sie von hier aus über Smart-Kacheln direkt an die richtige Stelle Ihres Archivs springen.

Die ELO Anmeldemaske

Zur Nutzung des ecm.online ELOenterprise Cloud Archivs laden Sie zunächst den ELO Java Client herunter (erhältlich für Windows, Mac und Linux).

Nach dem Start öffnet sich die ELO Anmeldemaske bei der Sie sich mit Ihren ecm.online Zugangsdaten einloggen können. Es können bei Bedarf mehrere Profile hinterlegt werden. So können Sie auf mehrere getrennte Archive zugreifen.


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Änderungshistorie
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Das Archiv - Dokumente strukturiert archivieren

Im Archivbereich finden Sie wie im Windows-Explorer Ihre Dokumente in einer Baum-Struktur. Sie können hier Dokumente erstellen, kopieren, referenzieren oder löschen (je nach Berechtigungseinstellungen).

Während Sie sich im Archiv durch die Aktenstruktur bewegen, finden Sie auf der rechten Seite jederzeit eine Live-Vorschau des aktuell im Archiv ausgewählten Dokuments. Es werden von ELOenterprise alle gängigen Dokumentenformate wie z.B. PDF, Word, Excel, Powerpoint, TIFF, PNG, JPEG, MSG, u.v.m unterstützt. Die Archivierung von Bildern und auch von Videos ist ebenfalls problemlos möglich.

Dokumente und Metadaten (Verschlagwortung) werden versioniert gespeichert, so kann man jede Änderung transparent nachvollziehen.

Dokumenten versionieren
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Gruppenbasierte Berechtigungen

Durch ein gruppen- und rollenbasiertes Berechtigungskonzept lassen Sie alle denkbaren und in der Praxis vorkommenden Berechtigungsstrukturen leicht abbilden.

Berechtigungen können auf allen Ebenen (pro Ordner, pro Dokument) vergeben werden. Damit erreichen Sie bei den Berechtigungen im Archiv eine maximale Flexibilität.

Zusätzliche rollenbasierte Berechtigungen erlauben oder verbieten z.B. das grundsätzliche Löschen im Archiv. Dies kann unabhängig von den Berechtigungen einzelner Ordner oder Dokumente ergänzend eingestellt werden.

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ELO iSearch – die intelligente Suchmaschine

Über die intelligente ELO iSearch können Dokumente auch bei umfangreichen Archiven schnell und einfach gefunden werden. Dabei kann auf unterschiedlichste Art gesucht werden:

  • Per Verschlagwortungssuche können Sie nach spezifischen Masken und Feldern suchen, z.B. alle Rechnungen eines Lieferanten der letzten Woche.
  • Per Volltextsuche kann über den Volltextinhalt aller Dokumente gesucht werden. Steht z.B. der Ansprechpartner für eine Rechnung auf dieser so finden Sie die Rechnung auch per Name des Ansprechpartners. Auch ohne die Daten explizit in der Dokumentenmaske erfasst zu haben.
  • Flexible Suchen nach Datum, Maske, Eintragstyp (z.B. Word, PDF, ...), abgelegt von, Bearbeiter, Ablagedatum oder Maskenfeldern sind problemlos möglich. Alles kann beliebig miteinander kombiniert werden.
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Informationen komfortabel erfassen

Im Rahmen von formularbasierten Workflows können benötigte Informationen schnell und einfach erfasst werden.

Durch die Belgerkennung wird der Benutzer bei der Datenerfassung unterstützt, Tippfehler verhindert und der gesamte Verschlagwortungs- und Datenerfassungsprozess beschleunigt und vereinfacht.

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Scannen direkt in die persönliche Postbox

Dokumente können direkt von einem Netzwerkscanner oder lokal angeschlossenen Scanner in die persönliche Postbox gescannt werden. In der Postbox ist es möglich Seiten per Barcode oder QR Code zusammen zu heften. So ist es möglich auch größere Dokumentenstapel direkt auf einmal einzuscannen.

Per Knopfdruck werden Dokumente ins Archiv übertragen und sind dort für alle Mitarbeiter zentral verfügbar (sofern die notwendigen Berechtigungen vorhanden sind).


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Prozesse digital abbilden - einfache Einrichtung ohne Programmierung

Mit dem einfachen ELOenterprise Workflow Designer, können Sie Ihre Unternehmensprozesse eigenständig und ohne Programmierung schnell und einfach umsetzen. Einfach den Prozess per Drag and Drop als Flowchart erstellen und die Prozessknoten miteinander verbinden.

Mithilfe der integrierten ELO Vertretungsregelung und den flexiblen Eskalationsmechanismen bleiben wichtige Aufgaben nie wieder unbearbeitet liegen (z.B. wegen Krankheit oder Urlaub), noch werden wichtige Fristen verpasst. Der Workflow wird nach einer von Ihnen eingestellten Zeitüberschreitung einfach an eine andere Person im Unternehmen (z.B. dem Vorgesetzten) zur weiteren Bearbeitung weitergeleitet.

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