ELOenterprise DSGVO

Wie hilft ELO bei der Einhaltung der DSGVO?

Speicherung und Sicherung personenbezogener Daten

• ELO speichert Daten über Personen strukturiert und übersichtlich, egal ob es sich hierbei um Abrechnungen, Mails, Verträge oder andere wichtige Dokumente handelt. Dies ermöglicht es ganz einfach den Überblick zu behalten. ELO erleichtert auch das Übertragen oder vollständige Löschen aller personenbezogenen Daten. Dadurch ist gewährleistet, dass keine Daten zurückbleiben oder übersehen werden. Sie müssen nicht aufwändig Ihre Verträge prüfen, in der Buchhaltung nach Rechnungen fragen oder im Archiv nach Unterlagen suchen.

• Die digitale Akte kann für Kunden, Lieferanten, Projekte, Personal und andere Geschäftsvorfälle verwendet werden. Optional können die Daten zusätzlich verschlüsselt abgelegt werden. Alle Unterlagen sind nur für Mitarbeiter mit einer entsprechenden Zugangsberechtigung einsehbar.

Auskunftsrecht

• Personenbezogene Daten werden über allen Unternehmensbereiche verteilt gespeichert. Durch die praktische Suchfunktion von ELO ist eine schnelle und gezielte Suche zur Auskunft gewährleistet. Das Recht auf Auskunft bezieht sich auf die von der Firma gespeicherten personenbezogenen Daten. ELO hat ab der Version 11 eine feste Kennung „DSGVOBezug“ im Datenmodell eingefügt. Über diese Kennung lässt sich nun vorgangs- und bereichsübergreifend schnell und einfach suchen. Auch die Aktenstruktur hilft dabei alle Informationen auf einen Blick zu erhalten.

Recht auf Übertragung

• Die betroffenen Personen haben ebenfalls das Recht auf eine Datenübertragung. Diese wird durch einen Export aller Daten gewährleistet. Die so exportierten Daten können ohne spezielle Programme wieder angezeigt werden.

Dokumentationspflicht

• ELO hat spezielle Nutzungsnachweise sowie Lösch- und Bearbeitungsprotokolle mit Zeit- und Personenangaben. Somit ist sichergestellt, dass alle Arbeitsschritte zuverlässig dokumentiert werden. Workflows dokumentieren zusätzlich den gesamten Arbeitsprozess.