Digitale Personalakte fĂĽr ELO
Warum eine digitale Personalakte in ELO?
In vielen Unternehmen sind Personaldokumente auf verschiedene Systeme, Ordner und Abteilungen verteilt. Das fĂĽhrt zu redundanten Daten, fehlender Transparenz und hohem Aufwand bei der täglichen Verwaltung. Eine digitale Personalakte schafft hier Abhilfe: Alle Informationen und Unterlagen werden zentral, sicher und strukturiert an einem Ort gebĂĽndelt.Â
Herausforderungen im Personalwesen
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Personaldaten und Dokumente liegen oft in verschiedenen Systemen oder Laufwerken.
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Mehrfache Ablage, manuelle Prozesse und fehlende Transparenz erschweren den Ăśberblick.
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HR-Abteilungen verlieren Zeit mit Suchen statt mit Personalentwicklung.
Die Lösung: eine zentrale digitale Personalakte
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Alle Unterlagen an einem Ort: Verträge, Nachweise, Bescheinigungen, Lohnunterlagen und mehr – übersichtlich und sicher archiviert.
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Schneller Zugriff: Berechtigte Personen finden Dokumente sofort, ohne Umwege oder RĂĽckfragen.
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Durchgängige Prozesse: Vom Bewerbungsgespräch bis zum Austritt – alle HR-Vorgänge digital abgebildet.
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Revisionssicher und DSGVO-konform: Zugriffsschutz, Protokollierung und automatische Löschfristen sorgen für maximale Sicherheit.
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Effizienz und Transparenz: ELO schafft klare Strukturen und reduziert den Verwaltungsaufwand nachhaltig.
Personal Dashboard
Ihr zentrales Personalmanagement-Cockpit
Mit dem ELO Personalmanagement-Cockpit behalten Sie jederzeit den Überblick über alle Mitarbeiterdaten, Fristen und Zuständigkeiten:
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Ăśbersichtliche Darstellung aller Stammdaten und personalrelevanten Termine.
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Flexible Filterfunktionen fĂĽr aktive, neue, inaktive oder ausgeschiedene Mitarbeitende.
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Gezielte Zugriffssteuerung durch individuell definierbare Berechtigungen.
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Kalenderansicht fĂĽr einen klaren Ăśberblick ĂĽber anstehende Fristen und wichtige Ereignisse.
JETZT NEU: Zertifizierte DATEV Lohn Schnittstelle
Mit unserer zertifizierten DATEV-Schnittstelle schaffen wir den Brückenschlag zwischen Lohnabrechnung und digitaler Personalakte – ganz ohne Medienbrüche:
Vorteile & Abläufe im Überblick:
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Automatischer Dokumententransfer
 Lohnrelevante Unterlagen (z. B. Gehaltsabrechnungen, Lohnjournale, Steuerbescheinigungen) werden via DATEV-Datenservice direkt aus dem DATEV-Rechenzentrum abgerufen. -
Zentrale Archivierung
 Alle Dokumente landen automatisch in der jeweiligen Mitarbeiterakte – auch für Unternehmensgruppen mit mehreren Gesellschaften. -
Medienbruchfreie Integration
 Kein Herunter- und Hochladen von Dateien, kein manueller Aufwand – die Schnittstelle sorgt für durchgehenden Datenfluss. -
Fehlerreduktion & Konsistenz
 Da nur ein System Daten verarbeitet und speichert, verringern sich Risiken durch manuelle Eingaben oder falsche Versionen. -
Sicherheit & Compliance
 Die Übertragung erfolgt über geprüfte DATEV-Schnittstellen (z. B. API-basierte Datenservices) mit höchsten Sicherheitsstandards.
Diese Integration macht Lohn- und Personalprozesse effizienter, transparenter und sicherer – alles in einem System, ohne Inseln.
Self-Service-Funktionen fĂĽr Ihre Mitarbeiter
Die digitale Personalakte in ELO bietet nicht nur Transparenz, sondern auch moderne Self-Service-Funktionen, die die Personalabteilung entlasten und Prozesse vereinfachen:
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Mitarbeitende können Änderungen ihrer Stammdaten direkt digital melden.
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Nach Freigabe durch die Personalabteilung werden diese automatisch in die Akte ĂĽbernommen.
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Mitarbeitende und berechtigte Vorgesetzte können Einsicht in die Personalakte anfragen.
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Nach Freigabe wird automatisch eine schreibgeschĂĽtzte Kopie der relevanten Daten bereitgestellt.
Alle Abläufe basieren auf dem einheitlichen Workflow-System von ELO, in dem auch andere Geschäftsprozesse zentral gesteuert werden können – von der Vertragsverwaltung bis zum Rechnungsmanagement. Dadurch entsteht eine durchgängige, integrierte Plattform, in der Personalprozesse nahtlos mit den übrigen Unternehmensabläufen verbunden sind.
Integration mit digitalem Bewerbermanagement
Mit der Integration in das ELO Bewerbermanagement wird aus der Personalakte ein durchgängiger HR-Prozess – von der Bewerbung bis zur Mitarbeiterverwaltung.
Vorteile der Integration:
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Nahtloser Ăśbergang: Bewerberdaten und Dokumente werden nach der Einstellung automatisch in die digitale Personalakte ĂĽbernommen.
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Keine Doppelpflege: Stammdaten und Unterlagen mĂĽssen nicht erneut manuell erfasst werden.
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Zentrale Ablage: Alle Informationen – vom Bewerbungsanschreiben bis zum Arbeitsvertrag – sind sicher in einem System archiviert.
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Effiziente Prozesse: Standardisierte Workflows fĂĽr Onboarding und Vertragsmanagement verkĂĽrzen Durchlaufzeiten.
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Transparenz & Nachvollziehbarkeit: Jede Ă„nderung ist nachvollziehbar, alle relevanten HR-Beteiligten greifen auf dieselben Daten zu.
Diese Integration verbindet Recruiting und Personalverwaltung zu einem einheitlichen digitalen Prozess – effizient, sicher und ganzheitlich gedacht.
Behalten Sie den Ăśberblick
Effizientes Bewerbermanagement
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Bewerberdaten werden zentral archiviert und strukturiert – Stammdaten erfassen Sie nur einmal.
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Ihr Dashboard zeigt alle offenen Stellen, Bewerber und Bewerbungsphasen auf einen Blick.
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Jede Bewerbung erhält automatisch eine digitale Bewerberakte mit allen relevanten Informationen.
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Ein integriertes Bewerber-Rating macht Top-Kandidaten sofort sichtbar.
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Interessante Profile trotz Absage? Im Talent-Pool bleiben sie fĂĽr zukĂĽnftige Positionen erhalten.
Persönliche Präsentation
Lernen Sie die Vorteile und Funktionen der neuen ELO HR Lösung besser kennen – direkt von unserer Expertin. Wir stellen Ihnen gerne Live den kompletten ELO HR Funktionsumfang vor:
ELO Vertrieb
Telefon: +49 (0)211.635592.59
E-Mail: sales@ecm.online
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