Optimaler Support-Service im Projekt
15/02/2021
Newsletter Februar
04/02/2022Newsletter Dezember
Sehr geehrte Kundinnen und Kunden,
Ein letztes Mal in diesem Jahr möchten wir Ihnen die Neuerung in unserem neuen Release aus der Produktentwicklung vorstellen. Dazu gehöre einige Erweiterung um den Invoice Basic Freigabe-Workflow für Eingangsrechnungen sowie ein neues Feature für digitale Signaturen im ELO.
Melden Sie sich gerne bei uns, wenn Sie Fragen oder Anmerkungen zu den Neuerungen haben. Wir wünschen Ihnen eine schöne Weihnachtszeit und einen erholsamen Start ins neue Jahr.
NEU: Hintergrund-Wissen in 60 Sekunden:
Margarita: Hallo Daniel
Daniel: Moin Margarita
Margarita: Welche Vorteile habe ich, wenn ich digitale Signaturen nutze?
Daniel: Aus meiner Erfahrung liegt der größte Mehrwert darin, dass alle Vertragsparteien parallel unterschreiben können. So muss man den Vertrag nicht hin- und her schicken. Und am Ende erhalten alle sofort das komplett unterschriebene Exemplar. Es gibt also keine "Halb-unterschriebenen" Verträge. Außerdem dauert die Vertragsunterzeichnung dann nur so lange wie der langsamste Unterzeichnende braucht, da ja nicht nacheinander signiert wird.
Margarita: Und, sind digitale Signaturen denn rechtlich anerkannt?
Daniel: Ja, das sind sie, es gibt aber verschiedene Standards. Der Hauptunterschied ist, dass z.B. für eine Arbeitnehmerüberlassung die Schriftformerfordernis erfüllt sein muss und daher eine qualifizierte digitale Signatur erforderlich ist. Währenddessen für normale kaufmännische Verträge, wie z.B. ein Kundenauftrag, eine einfache digitale Signatur rechtlich ausreichend ist.
Margarita: Gut zu Wissen, danke.
Digitale Signaturen aus dem ELO-Archiv starten
Mit der Einbindung von digitalen Signaturen in Ihr ELO-Archiv können Sie Ihre digital-signierten Dokumente schon vor der Unterzeichnung sicher archivieren und vermeiden den Aufwand der nachträglichen Archivierung. Ab Dezember 2021 können mit ecm.online Verträge und andere Dokumente aus Ihrem ELO-Archiv heraus unterzeichnet werden. Während dem Signatur-Prozess können Sie im ELO dessen Status verfolgen. Durch die Automatisierung interner sowie kundenseitiger Unterschriften können Sie außerdem Ihre Effizienz steigern und damit Zeit und Kosten sparen. Hier erfahren Sie mehr über die Einbindung und Funktionsweise der digitalen Signatur.
Rechnungsdaten nachträglich bearbeiten
Sollen die erfassten Daten einer Rechnung nach der Freigabe und Ablage ins Archiv doch noch mal bearbeitet werden, dann können Anwender/innen aus der Buchhaltung den Button Rechnungsdaten bearbeiten unter dem Reiter Rechnungen verwenden. Dann wird ein Feed-Eintrag geschrieben und eine Aufgabe für die Person, welche den Button gedrückt hat, gestartet, mit der die Rechnungsdaten bearbeitet werden können. Hier erfahren Sie mehr zu den Invoice Basic Workflows.
Erweiterte Berechtigungen in der Finanzbuchhaltung
Nach der Freigabe und Ablage einer Rechnung ins Archiv erhält diese die ggf. eingeschränkten Berechtigungen des Überordners in der Finanzbuchhaltung. Die Erweiterung der Berechtigung in diesem Release erteilt allen Freigeber/innen der Rechnung Lese-Rechte auf die Rechnung, sodass diese die Rechnung mit der Suche oder im Office-Bereich nachträglich noch ansehen können. Mehr zu dem Invoice Basic Workflow und dem zugehörigen Berechtigungskonzept erfahren Sie hier.
Berechtigungen beim Abgeben eines Workflows
Ab dem Invoice Basic Release aus dem September 2021 beinhaltet der Workflow im Freigabeschritt eine explizite Berechtigungsvergabe. Das ermöglicht es, Rechnungen beliebigen Freigeber/innen, zuzuweisen, ohne dass diese eine allgemeine Berechtigung für alle eingehende Rechnungen benötigen.
Diese Funktion wurde nun noch erweitert, sodass auch beim Abgeben der Aufgabe mit der ELO-Funktion die benötigten Rechte zur Bearbeitung und Freigabe der Rechnung weitergereicht werden. Mehr zu dem Invoice Basic Workflow und dem zugehörigen Berechtigungskonzept erfahren Sie hier.
