Wie werden Rechnungen richtig aufbewahrt?

Die Aufbewahrungsfrist von Rechnungen:

Da Rechnungen zu den steuerlich sehr wichtigen Dokumenten gehören unterliegen sie einer Aufbewahrungspflicht. Die beträgt in der Regel 10 Jahre. Die 10 Jahre Aufbewahrungspflicht gelten sowohl für Eingangsrechnungen als auch für Ausgangsrechungen. Eine Verlängerung dieser Frist in Grundsätzlich möglich z.B. wenn ein Geschäftsvorgang zum Ende des Jahres noch nicht beendet wurde und dieses steuerlich noch nicht beurteilt werden kann.

Für wen gilt die Aufbewahrungsfrist?

Jedes Unternehmen egal von welcher Größe unterliegt dieser Regelung. Ein Unternehmen kann sich nicht von dieser Pflicht befreien. Auch Kleinunternehmer bzw. Selbstständige müssen sich an diese halten. Das Gesetz besagt jeder der zur Buchführung oder einer Einnahme-Überschuss-Rechnung verpflichtet ist muss sich ebenfalls an die Aufbewahrungsfristen halten.

Wie werden die Rechnungen aufbewahrt?

Rechnungen können nach Kunde, Datum oder anderen Daten sortiert, in einen Ordner abheftet werden. Allerdings sieht die Aufbewahrungsfrist von Rechnungen auch die elektronische Speicherung vor, welche verschiedene Vorteile gegenüber der klassischen Aufbewahrung hat. Nach Paragraf 14b des Umsatzsteuergesetzes muss immer eine Kopie der Rechnung vorliegen. Diese muss identisch mit dem Original sein. Viele Unternehmen benutzen Buchführungsprogramme, doch diese ersetzen keinesfalls die Archivierung, da die dort erstellten Rechnungen noch anderorts revisionssicher gespeichert werden müssen und auch die Eingangsrechnungen noch Archivierungsbedarf haben.

Die Top Vorteile einer Digitalen Archivierung:

(1) Die digitale Archivierung ermöglicht Ihnen eine spezifische Suche, z.B. nach einer
Rechnungsnummer, in wenigen Sekunden. Stellen Sie sich einmal vor, wie lange die Suche Sie einmal nach einer spezifischen Rechnung in einem Schrank voll mit Papierordnern dauern würde.

(2) Sie können verschiedene Dokumente miteinander verknüpfen oder durch eine gute Strukturierung der digitalen Daten alle zusammengehörenden Dokumente an einem Ort speichern.

(3) Die Dokumentation von Änderungen an Daten oder neuen Daten, welche hinzugefügt wurden, wird vereinfacht und läuft so gut wie automatisch.

(4) Sie können leichter Sicherheitskopien anlegen oder Ihre Daten in einem Cloud- System speichern. Ihr Verlustrisiko wird somit minimiert. Was würde es für eine Arbeit machen alle Dokumente in Papierformat und in mehrfacher Ausführung an verschiedenen Orten aufzubewahren?

(5) Das Weiterleiten von Dokumenten wie z.B. Protokolle, Rechnungen an andere ist schnell und unproblematisch. Sie sparen sich den Papierkram, wie z.B. das verschicken von Rechnungen auf dem Postweg, und viel Zeit. Sie müssten nicht immer alles kopieren und so noch mehr Papier „schaffen“.

(6) Dank neuer Software ist die rechtssichere Archivierung Ihrer Daten leicht zu gewährleisten und Sie müssen sich nicht darum sorgen, ob Sie alle rechtlichen Anforderungen erfüllen. Verschiedene Anbieter bieten dazu fertige Musterlösungen.

(7) Die Zusammenarbeit mit anderen Firmen oder zwischen Ihren Mitarbeitern wird durch ein digitales System, auf dessen Unterlagen Sie jederzeit und von überall Zugriff haben, vereinfacht, schneller und produktiver.

(8) Digitale Daten benötigen keinen Raum zur Aufbewahrung, die Anschaffungskosten von z.B. Ordnern oder Papier sinken. Insgesamt verringern sich Ihre Betriebskosten.

Um Ihnen den Schritt zur Digitalen Archivierung zu erleichtern, bieten wir Ihnen eine Full-Service-Lösung für die Archivierung Ihrer Daten.